Ehrensvärd-seuran säännöt

1 § Nimi, kotipaikka ja kieli

Yhdistyksen nimi on Ehrensvärd-seura r.y., Samfundet Ehrensvärd r.f., jota näissä säännöissä kutsutaan yhdistykseksi.

Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

Yhdistyksen kielet ovat suomi ja ruotsi, jotka ovat keskenään yhdenvertaiset. Yhdistyksen pöytäkirjakieli on suomi.

2 § Tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoitus on säilyttää ja hoitaa Suomenlinnan muistoja sekä edistää sen historian tuntemusta.

Toteuttaakseen tarkoitustaan yhdistys:

  1. edistää Suomenlinnan asemaa maailmanperintökohteena,
  2. ylläpitää Ehrensvärd-museota,
  3. harjoittaa muuta museotoimintaa sekä kokoaa ja esittelee aineistoja, jotka valaisevat Suomenlinnan historiaa,
  4. järjestää jäsenilleen esitelmä-, keskustelu- ja kurssitoimintaa sekä Suomenlinnan historiaa ja kulttuurista merkitystä syventäviä matkoja koti- ja ulkomaisiin kohteisiin,
  5. harjoittaa eri kanavia hyödyntäen tutkimus-, opastus-, julkaisutoimintaa ja viestintää, joita suunnataan sekä tutkijoille ja asiantuntijoille että yleisölle,
  6. rahoittaa toimintaansa harjoittamalla myymälä-, kahvila-, ravintola- ja kioskitoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä järjestää kulttuuri- ja viihdetilaisuuksia, arpajaisia ja myyjäisiä sekä harjoittaa näiden tilaisuuksien yhteydessä anniskelutoimintaa asianmukaisen luvan saatuaan.

3 § Jäsenet ja jäsenmaksut

Yhdistys voi ottaa jäsenikseen henkilöitä, jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen. Jäsenten ottamisesta päättää yhdistyksen hallitus, paitsi kunniajäsenistä, joiksi voidaan kutsua seuran varsinaisissa tai ylimääräisissä kokouksissa henkilöitä, joiden kutsumista vähintään kymmenen seuran jäsentä on kirjallisesti ennalta esittänyt, ja joiden ottamista hallituksen yksinkertainen enemmistö on puoltanut.

Seuralla on seuraavia jäseniä, joilla kaikilla on yksi ääni yhdistyksen kokouksissa:

  1. varsinaisia jäseniä, jotka kunakin vuonna maksavat seuran syyskokouksen päättämän vuosijäsenmaksun,
  2. ainaisjäseniä, jotka maksavat seuran syyskokouksen päättämän ainaisjäsenmaksun, minkä jälkeen he ovat vapautettuja vuosijäsenmaksuista,
  3. lahjoittajajäseniä, jotka maksavat yhdistyksen syyskokouksen päättämän lahjoittajajäsenmaksun, minkä jälkeen he ovat vapautettuja vuosijäsenmaksuista,
  4. kunniajäseniä, joita seura haluaa valinnallaan kunnioittaa ja joilta ei peritä vuosijäsenmaksua.

Jäsen, joka kolme vuotta peräkkäin on lyönyt laimin jäsenmaksunsa maksamisen, katsotaan eronneeksi.

Hallitus voi erottaa jäsenen, jos siihen on perusteltu syy.

4 § Yhdistyksen toimielimet

Yhdistyksen toimielimet ovat yhdistyksen kokous ja hallitus.

5 § Toiminta- ja tilikausi

Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi.

Yhdistyksen tilinpäätöksen tulee olla valmiina viimeistään helmikuun loppuun mennessä jätettäväksi tilintarkastajille, joiden tulee antaa tarkastuskertomuksensa hallitukselle maaliskuun kuluessa.

6 § Yhdistyksen varsinaiset kokoukset

Yhdistyksellä on toimintavuosittain kaksi varsinaista kokousta: kevätkokous, joka pidetään viimeistään huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous, joka pidetään viimeistään marraskuun loppuun mennessä. Kokouspaikan ja -ajan määrää yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle
  6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  7. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7 § Ylimääräinen yhdistyksen kokous

Ylimääräinen yhdistyksen kokous voidaan pitää, milloin yhdistyksen kokous niin päättää, hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai milloin kym¬menesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta määrätyn asian käsittelyä varten kirjallisesti pyytää.

8 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Kutsu yhdistyksen varsinaiseen tai ylimääräiseen kokoukseen toimitetaan jäsenille heidän ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen taikka kirjeitse vähintään viikkoa ennen kokousta.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua yhdistyksen hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden avulla.

9 § Yhdistyksen hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat yhdistyksen syyskokouksessa valittavat puheenjohtaja ja kahdeksan muuta jäsentä. Puheenjohtajan ja kunkin jäsenen toimikausi on kolme vuotta. Erovuoroinen hallituksen jäsen voidaan valita uudelleen.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtaja sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Yhdistyksen toiminnanjohtajalla on oikeus ottaa palvelukseen seitsemän kuukautta lyhyempään työsuhteeseen.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin, varapuheenjohtaja, sihteerinä toimiva yhdistyksen toiminnanjohtaja, taloudenhoitaja tai hallituksen oikeuttama henkilö, kaksi yhdessä.

Yhdistyksen hallitus voi antaa oikeuden kirjoittaa nimen yksin myös muulle hallituksen oikeuttamalle henkilölle kuin puheenjohtajalle.

11 § Yhdistyksen juhlapäivät

Yhdistyksen varsinainen juhlapäivä on toukokuun 12. päivä, jona vuonna1748 muurattiin Augustin Ehrensvärdin johtaman linnoitushankkeen peruskivi ja jona vuonna 1918 itsenäisen Suomen valtiolippu nostettiin Viaporin linnoituksen lippusalkoon.

Seuran toinen juhlapäivä on syyskuun 25. päivä, joka on Augustin Ehrensvärdin syntymäpäivä. Juhlapäivien viettotavasta päättää yhdistyksen hallitus.

12 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi lankeavat sen varat Suomen Muinaismuistoyhdistykselle, ja jollei tätä enää silloin ole, käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.