Samfundet Ehrensvärds stadgar

1 § Namn, hemort och språk

Föreningens namn är Ehrensvärd-seura r.y., Samfundet Ehrensvärd r.f., nedan föreningen.

Föreningens hemort är Helsingfors stad.

Föreningens språk är finska och svenska, som är sinsemellan likställda. Föreningens protokoll uppgörs på finska.

2 § Syfte och verksamhet

Föreningens syfte är att bevara och vårda Sveaborgs minnen samt främja kännedomen om dess historia.

För att fullgöra sitt syfte ska föreningen

• främja Sveaborgs ställning som världsarvsobjekt,
• driva Ehrensvärdmuseet,
• bedriva annan museiverksamhet samt samla och förevisa material som belyser Sveaborgs historia,
• för sina medlemmar ordna föreläsnings-, diskussions- och kursverksamhet samt resor till inhemska och utländska resmål som fördjupar Sveaborgs historia och kulturella betydelse,
• via olika kanaler bedriva forskning, guidning, publikationsverksamhet och kommunikation som riktas till såväl forskare som experter och allmänheten,
• finansiera sin verksamhet genom butiks-, kafé-, restaurang- och kioskverksamhet.

Till stöd för sin verksamhet kan föreningen ta emot donationer och testamenten, för sin verksamhet äga behövlig fast och lös egendom samt anordna kultur- och nöjesevenemang, lotterier och basarer samt i samband med dessa evenemang servera alkoholdrycker med lämpligt tillstånd.

3 § Medlemmar och medlemsavgifter

Föreningen kan till medlemmar ta personer som godkänner föreningens syfte. Om tagande av medlemmar beslutar föreningens styrelse, förutom vad gäller hedersmedlemmar, till vilka vid föreningens ordinarie eller extra möte kan kallas personer som minst tio av föreningens medlemmar skriftligen på förhand föreslagit, och vars tagande till hedersmedlem en enkel majoritet av styrelsen har förordat.

Föreningen har följande medlemmar, som alla har en röst vid föreningens möten:

• ordinarie medlemmar, som varje år betalar den årliga medlemsavgift som fastställts vid föreningens höstmöte,
• ständiga medlemmar, som betalar den avgift för ständigt medlemskap som fastställts vid föreningens höstmöte, varefter de är befriade från den årliga medlemsavgiften,
• donationsmedlemmar, som betalar den avgift för donationsmedlemskap som fastställts vid föreningens höstmöte, varefter de är befriade från den årliga medlemsavgiften,
• hedersmedlemmar som föreningen vill hedra genom sitt val och av vilka inte tas ut årlig medlemsavgift.

En medlem som försummat att betala medlemsavgift tre år i följd anses ha avgått.

Styrelsen kan avskeda en medlem av grundad anledning.

4 § Föreningens organ

Föreningens organ är föreningens möte och styrelse.

5 § Verksamhets- och räkenskapsperiod

Föreningens verksamhets- och räkenskapsperiod är ett kalenderår.

Föreningens bokslut ska vara klart senast i slutet av februari för att överlämnas till revisorerna. Revisorerna ska lämna sin revisionsberättelse till styrelsen inom mars.

6 § Föreningens ordinarie möten

Föreningen har två ordinarie möten per verksamhetsår; vårmötet, som hålls före utgången av april och höstmötet, som hålls före utgången av november. Föreningens styrelse beslutar om tid och plats för mötet.

Vid föreningens vårmöte behandlas följande ärenden:

1. mötet öppnas
2. val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare
3. mötets laglighet och beslutsförhet konstateras
4. föredragningslistan för mötet godkänns
5. bokslut, årsberättelse och revisorernas utlåtande presenteras
6. beslut fattas om fastställande av bokslut och beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och andra ansvarsskyldiga
7. övriga ärenden som anges i möteskallelsen.

Vid föreningens höstmöte behandlas följande ärenden:

1. mötet öppnas
2. val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare
3. mötets laglighet och beslutsförhet konstateras
4. föredragningslistan för mötet godkänns
5. verksamhetsplan, budget samt anslutnings- och medlemsavgiftens storlek för följande kalenderår fastställs
6. val av styrelseordförande och övriga ledamöter i styrelsen
7. val av en eller två revisorer och deras suppleanter
8. övriga ärenden som anges i möteskallelsen.

Om en föreningsmedlem önskar att ett ärende ska behandlas vid föreningens vår- eller höstmöte, ska han eller hon skriftligen meddela detta till styrelsen i så god tid att ärendet kan tas med i möteskallelsen.

Som mötets beslut gäller, om inte något annat bestäms i stadgarna, den åsikt som har understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt avgör mötesordförandes röst, vid val avgör emellertid lotten.

7 § Extra föreningsmöten

Extra föreningsmöte kan hållas, om föreningens möte så beslutar, om styrelsen anser det behövligt eller om minst en tiondel (1/10) av föreningens röstberättigade medlemmar skriftligen begär det av styrelsen för behandling av ett visst ärende.

8 § Kallelse till föreningens möten

Styrelsen ska sammankalla föreningens ordinarie eller extra möten senast en vecka före mötet genom att skicka ett kallelsebrev till varje medlem till den e-postadress som de angett eller per post.

När styrelsen eller föreningens möte så beslutar, är deltagande i föreningens möte också möjligt genom datakommunikation.

9 § Föreningens styrelse

Föreningens angelägenheter sköts av styrelsen som har en ordförande och åtta andra ledamöter som alla utses vid föreningens höstmöte. Ordförandens och ledamöternas mandattid är tre år. En styrelseledamot som är i tur att avgå kan väljas på nytt.

Styrelsen väljer inom sig en vice ordförande och utser inom eller utom sig en sekreterare, en kassör och andra nödvändiga funktionärer. Föreningens verksamhetsledare har rätt att anställa personer för kortare tid än sju månader.

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller, om denna är förhindrad, på kallelse av vice ordföranden när de anser att det behövs eller när minst hälften av styrelseledamöterna så kräver.

Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess ledamöter, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Omröstningarna avgörs med absolut majoritet. Om rösterna faller jämnt, avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten.

10 § Tecknande av föreningens namn

Föreningens namn tecknas av styrelsens ordförande ensam eller av vice ordföranden, föreningens verksamhetsledare som verkar som sekreterare, kassören eller en av styrelsen befullmäktigad person, två tillsammans.

Föreningens styrelse kan också ge någon annan person än ordföranden rätt att ensam teckna föreningens namn.

11 § Föreningens festdagar

Föreningens egentliga festdag är den 12 maj. Detta datum år 1748 murades grundstenen till det fästningsprojekt som leddes av Augustin Ehrensvärd och detta datum år 1918 hissades det självständiga Finlands statsflagga i Sveaborgs fästnings flaggstång.

Föreningens andra festdag är den 25 september, som är Augustin Ehrensvärds födelsedag. Föreningens styrelse beslutar hur festdagarna ska firas.

12 § Ändring av stadgarna och upplösning av föreningen

Beslut om ändring av stadgarna och om upplösning av föreningen ska fattas vid föreningens möte med minst tre fjärdedelars (3/4) majoritet av de röster som avgetts vid omröstningen. Stadgeändringen eller upplösningen av föreningen ska anges i möteskallelsen.

Om föreningen upplöses tillfaller dess tillgångar Finska Fornminnesföreningen, och om denna då inte längre finns, används föreningens tillgångar för att främja föreningens syfte på ett sådant sätt som bestäms av det möte som fattar beslutet om upplösning.  Om föreningen blir upplöst används dess tillgångar för samma ändamål.